Een evenement organiseren doe je zo

Een evenement organiseren doe je zo

Het organiseren van een evenement kan erg overweldigend lijken, maar met de juiste voorbereiding en planning wordt het een topevenement! Welke stappen moet je hiervoor ondernemen?

De grootte en het doel bepalen

Het lijkt redelijk voor de hand liggend, maar het is de moeite waard om dit kritisch te benaderen. Formuleer je doel zo specifiek mogelijk: wil je kennis overbrengen op deelnemers, dank betuigen aan partners, geld inzamelen voor een project of gasten entertainment bieden? De grootte van het evenement hangt af van het antwoord: het concept, de timing en duur, rolverdeling binnen het team, de indeling van de hal, catering en geluid zijn allemaal factoren die meespelen.

Besteed voldoende aandacht aan planning

Het plan moet de logistiek, inhoud en promotie van het evenement bevatten. Maak een document beschikbaar voor het hele team, waarin elk lid de taken van de anderen en het grote geheel zou kunnen zien. Maak eerst een lijst met de belangrijkste taken en werk ze vervolgens zo gedetailleerd mogelijk uit in de vorm van specifieke stappen die moeten worden voltooid. Het is ook belangrijk om het tijdschema in het plan aan te geven (de tijd die nodig is om een taak te voltooien). Het wordt vaak onderschat en de voorbereiding verloopt dan langzamer dan je zou verwachten.

Entertainment evenement
Entertainment tijdens een evenement scoort altijd goed

Stel een budget op en houd rekening met onvoorziene situaties

Bekijk de takenlijst en zorg ervoor dat alles binnen het budget past. Het is ook de moeite waard om na te denken over een reserve-potje waar je geld vandaan kunt halen in geval van onvoorziene situaties. Het is beter om vooraf over dergelijke dingen na te denken en er financieel op voorbereid te zijn.

Controleer de locatie en heb een plan B

Controleer altijd al in de selectiefase persoonlijk de locatie. Op het meest onverwachte moment kan blijken dat de airconditioning niet goed werkt in de hal, er zijn geen toiletten voor gehandicapten of dat de apparatuur niet door de deur past. Controleer daarom dergelijke problemen vooraf. Je denkt misschien dat zo’n situatie je niet zal overkomen, maar het is altijd het beste om een plan B te hebben!