Denk hier aan tijdens het organiseren van een event

Denk hier aan tijdens het organiseren van een event

Een evenement organiseren is een grote klus. Het is belangrijk om alle zaken goed te regelen en om niets te vergeten. Van de horeca tot aan de sprekers, stands en bezoekersregistratie moet goed gebeuren. Het is essentieel om alles goed te laten verlopen. Hier helpen we je natuurlijk graag bij. Hieronder vind je een serie van tips om van het event een succes te maken.

Het doel van het event

Het belangrijkste om mee te starten is om een duidelijk doel vast te leggen voor het event. Denk na over het waarom van het event en hoe je hier handvatten aan kunt geven. Het doel is essentieel om het geheel goed in te vullen. Alles moet hierop aansluiten. Als het bijvoorbeeld gaat om netwerken, dan moet alles hierop ingericht zijn. Als het verkoop is of het verbeteren van het imago, dan moet je hierop sturen. Het kan natuurlijk ook zijn voor het verkrijgen van exposure.

De juiste doelgroep kiezen

Om het doel te laten slagen is het belangrijk om de focus op de juiste doelgroep van mensen te leggen. Het kan gaan om leveranciers, personeel, potentiële klanten en ook om bewoners van een specifieke regio. Je kunt al je marketing afstemmen op hun om zo je doel te bereiken. Denk hier vanuit een gedacht voor wat het hun gaat opleveren. Zet hun centraal in je marketing campagnes om bezoekers te krijgen.

evenement organiseren
Tips om een evenement te organiseren

Het juiste budget

Natuurlijk is het ook belangrijk om het juiste budget te hebben. Hoe groter en hoe luxer het event: hoe hoger de kosten. Denk hierbij aan de locatie waar het evenement komt. Ook de catering en de horeca met hun koelkasten, vriezers en lekkere hapjes zijn bepalend voor de kosten van het evenement. Kies je daarnaast ook nog voor een goodiebag voor de gasten? De kosten zijn op te splitsen voor de organisatie, het uitbesteden van (de horeca bijvoorbeeld) en ook voor de gasten.

Het juiste moment

Het is belangrijk om het evenement op het juiste moment te houden in het jaar. Houdt rekening met de vakanties en de feestdagen. Vergeet daarnaast ook de EK’s en WK’s niet of de Tour de France. Men zal dan niet graag naar een event gaan. Kijk boven alles naar de doelgroep. Een maandag is perfect voor de detailhandel, maar ongeschikt voor een zakelijk event.

Locatie, locatie, locatie

We klinken als een makelaar. Het is echter belangrijk om een goed bereikbare locatie te hebben. Het is belangrijk, dat de locatie servicegericht is en volop faciliteiten heeft. Het moet de juiste uitstraling bieden voor het event.

Een ijzersterk programma

Stel een goed programma op, dat aansluit op het doel van het event. Als het doel kennisoverdracht is, is het goed om de beste sprekers aan te trekken. Het is belangrijk om het hele programma op papier uit te werken. Geef ook voldoende tijd voor een borrel en momenten voor netwerken. Het is mooi om een sterk programma te presenteren.

De catering

Bij een beurs, congres of business event is het belangrijk om ook aan de catering te denken. Er moet wat lekkers te drinken zijn, wat te eten en ook de mogelijkheid om te snacken. Het is belangrijk om de mensen bij het event te houden en om ze niet naar de buren te laten gaan voor kleine maaltijd. Zorg, dat je de catering in huis hebt om je gasten te verwennen. Cateraars ontdekken op deze website de mogelijkheid om dit feilloos te doen.