Digitale conferentie of op locatie?

Digitale conferentie of op locatie?

Deze website gaat natuurlijk over digitale conferenties. Toch moet je wel eerst de keuze maken: op locatie, digitaal of een combinatie daarvan? In dit blog helpen we jou bij die keuze.

De voordelen van een evenementenlocatie

Echt publiek om tegen te praten, dat misten we in coronatijd nog wel het meeste. Dit is dan ook meteen het grootste voordeel van een evenementenlocatie

Ook de styling is op een evenementenlocatie makkelijker uit te voeren dan digitaal. Denk aan dagverse bloemdecoraties, spandoeken met jouw bedrijfslogo, sfeervolle verlichting… dit alles draagt bij aan een goede indruk op de bezoekers. 

Organiseer jij binnenkort een netwerkborrel of soortgelijk evenement? Dan is juist onderling kletsen en elkaar leren kennen cruciaal. Want een eerste indruk is meer dan alleen woorden. Ook stemvolume, gezichtsuitdrukking en lichaamstaal zijn heel belangrijk bij zulke netwerkevenementen. Precies de reden om voor een evenement op locatie te kiezen.

De voordelen van een digitale conferentie

Goed contact maken met je publiek is dus het grootste voordeel van een evenementenlocatie. Maar wat nou als jouw publiek uit duizenden potentiële geïnteresseerden bestaat? Bijvoorbeeld omdat je lezingen voor alle boekhouders in Nederland wilt houden. Of uitleg over het nieuwe patiëntensysteem aan ziekenhuizen en huisartsenposten wilt geven. Die mensen passen moeilijk op één locatie, laat staan in één lezingenzaal. Dan is een digitale conferentie de uitkomst.

Met digitaal bereik je ontzettend veel mensen. Je kan zelfs meerdere presentaties tegelijk uitzenden, waarbij mensen kiezen naar welke ze gaan luisteren. Ook vragen van iedereen worden gehoord. Geen gedoe met een microfoon naar iemand op de achterste rij brengen, maar gewoon een chatfunctie tijdens de presentaties aanbieden.

Een ander voordeel van een conferentie op locatie is dat je zelf de aankleding kunt kiezen. Dat ziet er prachtig uit, maar kost ook wel wat. Bij een digitale conferentie heb je dit soort kosten niet. Goed voor je budget, dat je weer kunt inzetten om meer of betere sprekers te vragen. Spreek dan wel af dat op elke dia van de presentaties jouw bedrijfslogo te zien is. Dan heb je nog wel iets van styling en branding, want meer kun je digitaal helaas niet doen.

Evenementenlocatie
Evenementenlocatie

Het beste van beide? Overweeg hybride conferenties

Wil jij zowel de voordelen van evenementenlocaties als die van digitale conferenties? Overweeg dan de combinatie: hybride conferenties. Daarbij is een deel van de bezoekers op locatie en een deel kijkt online mee. Zulke hybride conferenties zijn sinds corona een stuk populairder geworden, doordat steeds meer organisatoren er de voordelen van inzien. Jij ook? We vertellen je snel de grootste voordelen.

Waar je op locatie een prachtige styling neer kunt zetten, kan dat bij een digitale conferentie niet. Gelukkig wel bij een hybride variant. Voor de fysieke bezoekers zet je prachtige bloemen neer, zorg je voor de juiste verlichting en kies je wat rustige achtergrondmuziek. De online bezoekers zien die bloemen en verlichting ook, al kunnen ze de muziek niet horen. Een echte verbetering ten opzichte van een puur digitale conferentie dus.

Fysieke locaties hebben altijd een maximum aantal bezoekers. Virtuele evenementen niet en daardoor hybride congressen ook niet. Je laat een deel van de bezoekers wel naar de locatie komen en stuurt de rest een linkje om alle presentaties live te kunnen volgen. 

Tot slot noemden we al even het contact maken met elkaar. Dat is op een hybride conferentie moeilijker dan op een evenementenlocatie, maar niet als je het slim aanpakt. Laat bijvoorbeeld voor een congres over banen alle starters naar de locatie komen, terwijl mensen met 5+ jaren werkervaring via een livestream meekijken. Zo heeft iedereen er inhoudelijk wat aan en kunnen de starters gaan netwerken.